Att arbeta med projekt och aktiviteter

Användare med rollen 'Projektadministratör' kan skapa och administrera projekt och aktiviteter.

Enkel hantering av projekt

För att användare ska kunna rapportera tid måste minst ett projekt med aktiviteter skapas.
Detta kan vara omständigt i många system men här görs det mycket enkelt:
  1. Fyll i namnet på det nya projektet och välj projektledare - skapa sedan projektet
  2. Fyll i namnet på den första aktiviteten i projektet - skapa sedan aktiviteten
Det är allt som behövs! Projektet/aktiviteten är nu klara - alla användare kan nu rapportera tid och rapporter kan nu skapas av projektadministratörer.


Ytterligare möjligheter

Det finns flera ytterligare inställningar som kan användas när ett projekt skapas:

Projektinformation:
  • Klient - Om ni har registrerat klienter (kunder) kan ni välja att koppla projektet till klienten. Detta kan senare användas i filtrering när rapporter skapas
  • Synlig endast för projektmedlemmar - Om detta alternativ är valt kan endast användare som är kopplade till projektet rapportera tid på det
  • Aktiv - Om detta alternativ INTE är valt är projektet inaktiverat. Om ett projekt inte är aktivt går det inte längre att rapportera tid på projektets aktiviteter

Inställningar på projektnivå för att automatiskt skicka ut mail och avaktivera projekt
Det är möjligt att konfigurera systemet att automatiskt göra vissa åtgärder beroende på projektets status. Funktionaliteten som gör detta körs en gång per dygn:
  • Systemet kan skicka email till projektadministratören när den totala rapporterade tiden överstiger en konfigurerad % av total estimerad tid
  • Systemet kan inaktivera projektet (hindra framtida tidrapportering) när ett projekt överstiger en konfigurerad % av total estimerad tid
  • Systemet kan inaktivera projektet (hindra framtida tidrapportering) när projektets slutdatum överskridits
Inställningar för att automatiskt avaktivera projektet eller skicka email efter slutdatum eller tidrapportering över estimerad tid.


Aktivitetsinformation:
  • Sorteringsprio - Om det finns flera aktiviteter under ett projekt kan man modifiera prioriteten på aktiviteterna för att kunna sortera i valfri ordning
  • Typ av tid - För varje aktivitet kan man konfigurera tidstyp. Detta kan senare användas i filtreringen när rapporter skapas. De olika typerna av tid är: 'Normala timmar', 'Fakturerbara timmar', 'Lediga timmar', 'Sjukfrånvarotimmar'